Onboarding

Mais est-ce que c’est vraiment important de faire ça ? (spoiler alert : oui !)

Toute arrivée de nouveau collaborateur est un changement.

Un changement pour le nouveau collaborateur qui a son costume du “petit nouveau” (souvent inconfortable) qui lui colle à la peau.

Un changement pour les équipes en place qui ont des habitudes de travail identifiées. Même si le nouveau collaborateur vient soulager une charge d’une équipe en sous-effectif, il n’est pas toujours vu comme le sauveur. Nous revenons à l’état un peu primitif de la crainte de l’inconnu. Heureusement, il y a plusieurs tempéraments dans une entreprise, certains seront plus chaleureux que d’autres, ça équilibre les échanges :).

Nous ne comptons plus les histoires surréalistes d’intégrations ratées.

Nous ne comptons plus les témoignages de personnes qui ont peur de partir d’un poste car ils vont devoir remettre le costume inconfortable du “petit nouveau”, apprendre un nouveau jargon, une nouvelle culture d’entreprise et à travailler avec de nouvelles personnes (et les entreprises passent à côté de ces potentiels).

Nous ne comptons plus les échanges avec les dirigeants qui se retrouvent démunis devant un recrutement vécu comme raté, alors que “la personne était si bien à l’entretien”.

Et pourtant, nous ne comptons plus les articles sur le sujet de l’onboarding qui est un sujet fleuve autour de la marque employeur ces dernières années.

Alors, nous nous sommes dit que nous allions en écrire un aussi, qu’il était encore utile de donner notre vision d’un onboarding réussi :

1/ L’état d’esprit

• Nous l’avons vu en introduction, la première chose est de garder en tête que l’arrivée d’un collaborateur n’est neutre pour personne. Ni le collaborateur en question, ni l’équipe qui accueille, ni le manager qui accompagne, ni même l’entreprise. Une fois que cette nécessité d’accompagner le changement est intégrée, des actions en découleront et quelque part une grande partie du chemin sera fait.
• Bienveillance, empathie, oui oui, nous savons que vous saturez de les voir à toutes les sauces. Et pourtant, essayer de comprendre ce dont l’autre a besoin pour travailler correctement et devenir ainsi rapidement opérationnel est la deuxième clé.
• Vous voyez ce moment où vous arrivez dans un aéroport exotique, et vous êtes accueillis avec un collier de fleurs et un sourire ? Voilà, vous y êtes, c’est l’état d’esprit général (même si les plus timides peuvent être un peu gênés d’autant d’attention mais vous avez l’idée 😉

2/ Les actions

Alors là, fini de parler des colliers de fleurs ! Nous avons envie de dire des mots comme “planification”, “préparation”, “organisation”, ne partez pas, c’est tout aussi réconfortant !

• Anticiper au maximum cette arrivée pour toutes les parties prenantes permettra à chacun de bien vivre cette étape.
• L’intégration commence… avant le jour d’intégration. Oui, un peu étrange comme concept sauf que nous avons vu en entreprise la différence quand l’onboarding démarrait le jour J et quand il démarrait avant.
• Les temps forts sont : recrutement / pré-intégration / jour J / M+1 et si vous voulez aller plus loin, vous pouvez même créer des étapes comme M+3, M+6, M+12.
• Les bonnes pratiques : vis ma vie, tutorat, welcome pack, communication interne auprès de l’ensemble des parties prenantes à cette intégration… Sky is the limit ! Regardez ce qu’il se fait ailleurs, inspirez-vous, la règle n’est pas d’en faire des tonnes mais bien de consolider chacune des étapes de l’intégration.
• Les rituels donnent le ton de la culture d’entreprise, alors partez de là, co-créez avec vos équipes. Et si vous travaillez dans une agence de voyages, on peut reparler des colliers de fleurs :).

3/ Les bénéfices

• Pour le nouveau collaborateur :
  • Quitter son costume inconfortable et comprendre, comprendre, comprendre. Comprendre où il est, comprendre le sens de son poste, comprendre comment travailler avec les autres.
  • Si des temps d’échanges sont prévus, il a la possibilité de contribuerrapidementen faisant part d’éventuelles réflexions/interrogations, autres façons de faire, il peut se sentir contributeur rapidement. La posture d’observateur n’est pas toujours facile et peut donner le sentiment de “ne servir à rien”, ça manque de sens pour lui.

Petit nota bene qui a son importance pour les nouveaux collaborateurs : attention à la forme, vous n’avez pas l’historique/les contraintes et c’est très facile d’identifier les dysfonctionnements quand on arrive. Si vous ne voulez pas vous mettre les équipes en place à dos, deux mots : “tact” et “bon timing”. Oui ça fait trois mots.

• Pour les équipes en place :
  • Valorisation de leur expérience et expertise: le dernier “petit nouveau” se rend compte qu’il ne l’est plus, qu’il a parcouru du chemin. Chacun a la possibilité de partager son rôle, sa mission au sein de l’entreprise. La valorisation développe la responsabilisationde chacun, donc oui c’est utile :).
  • Faire partie du processus d’intégration permet aux équipes de mieux vivreégalement les éventuels changements d’organisations, la collaboration sera optimalequand tout le monde aura compris le fameux “qui fait quoi” et comment travailler ensemble. Vraiment ensemble.
• Pour son manager :
  • Un bon processus d’intégration lui permet d’identifier les compétences professionnellesdu collaborateur plus rapidement et son “vrai” tempérament. Au début, nous sommes forcément dans une phase de séduction mutuelle, plus vite les masques tombent, plus vite nous saurons comment bien collaborer ensemble.
  • C’est l’occasion d’avoir un sujet d’échange pourcréer du lien, sans qu’il n’y ait ce rapport d’évaluation hiérarchique du travail fourni.
• Pour l’entreprise :
  • De manière globale, une bonne intégration permet de plus rapidement amortir son recrutement. C’est toujours un investissement, souvent un pari, même s’il existe de plus en plus d’experts, conseils, tests, méthodes… pour limiter les risques.
  • Le collaborateur en devenant plus rapidement opérationnel, contribue plus rapidement et les interactions avec les équipes sont également plus productives, ça tire tout le monde vers le haut! Un nouveau regard peut également apporter de l’innovation, un nouveau souffle.
  • Le collaborateur quitte rapidement son costume du “petit nouveau” pour porter celui d’ambassadeur: sentiment d’appartenance mais aussi fierté, confiance en sa direction = bingo ! 

Nous fonctionnons tous un peu de la même manière, c’est toujours dos au mur qu’on enclenche le passage à l’acte. Le problème, c’est que “dos au mur”, on manque de temps, de recul et de sérénité pour construire.

Une dernière clé ? Envisager le processus d’intégration comme un véritable projet de co-création avec vos collaborateurs. Toutes les entreprises sont concernées, travailler sur ce projet est joyeux et très utile, alors ça vaut le coup de dégager un peu de temps pour le faire 🙂 !